Der Einkauf ist in praktisch allen Branchen von großer Bedeutung, da fast jedes Unternehmen Waren und Dienstleistungen benötigt, um seinen Betrieb aufrechtzuerhalten. Je nach Geschäftsfeld unterscheiden sich jedoch die Ausprägungen. In der produzierenden Industrie widmet sich der Einkauf zum Beispiel der Beschaffung von Rohstoffen, Maschinen, Komponenten und anderen Materialien. Im (Einzel-)Handel liegt der Schwerpunkt des Einkaufs darin, eine Vielzahl von Konsumgütern zu beschaffen, die Lagerbestände aufzufüllen und stets die Nachfrage der Kunden zu decken. Zuletzt sind selbst bei Dienstleistungsunternehmen, wie Beratungsfirmen oder IT-Dienstleistern, Einkäufer wichtig. Bei diesen werden Büromaterialien, Hardware und Softwarelizenzen oder externe Dienstleistungen eingekauft.
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Für die meisten Unternehmen stellt der Einkauf einen essenziellen Fachbereich dar, der oft über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Der Einkauf widmet sich den komplexen Prozessen zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, welche für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind. Entsprechend braucht es qualifizierte Fachkräfte, welche ein tiefes Verständnis für die wechselnde Dynamik zwischen Lieferanten, Produkten und den internen Bedürfnissen eines Unternehmens mitbringen, um optimale Einkaufergebnisse zu erzielen.
Was macht der Fachbereich Einkauf in einem Unternehmen?
Der Einkauf ist ein unverzichtbarer Bereich in jedem Unternehmen, welcher für die Sicherstellung der Versorgung durch notwendige Ressourcen zuständig ist. Ressourcen können hierbei ganz unterschiedlicher Natur sein – je nachdem, ob es sich um ein produzierendes Unternehmen handelt und welche Produkte dieses herstellt. Ziel der Abteilung Einkauf: Die richtige Menge an Ressourcen in der richtigen Qualität ist zur richtigen Zeit am richtigen Ort – und im besten Fall zu einem möglichst günstigen Preis. Entscheidende Faktoren hierfür sind Ort, Termin, Menge, Qualität sowie Preis-Leistungsverhältnis der Beschaffungsobjekte.
Der Einkauf ermöglicht damit Kostenoptimierungen und verantwortet die quantitative und qualitative Versorgung mit betriebsnotwendigen Ressourcen. Grundsätzlich unterscheidet man im Einkauf zwischen zwei Teilgebieten: dem operativen Einkauf und dem strategischen Einkauf.
Was sind die Unterschiede zwischen operativem und strategischem Einkauf?
Sowohl der operative Einkauf als auch der strategische Einkauf widmen sich der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen. Es bestehen jedoch wesentliche Unterschiede in ihren Aufgaben und Zielen. Vor allem hinsichtlich ihrer Zeitperspektive und ihrer Ziele lassen sich operativer und strategischer Einkauf voneinander trennen. Während sich der operative Einkauf auf kurzfristige, taktische Aufgaben wie die tägliche Bestellabwicklung und die Sicherstellung der Lieferungen konzentriert, widmet sich der strategische Einkauf langfristigen, strategischen Ziele wie der Entwicklung von Lieferantenbeziehungen und der Risikominimierung. Zudem verantwortet der strategische Einkauf auch die Förderung von Innovationen, indem er den Markt beobachtet und neue Entwicklungen in die Einkaufsplanung miteinbezieht. Hierzu zählen zum Beispiel auch die Bewertung der Lieferanten unter Aspekten wie Nachhaltigkeit, Klimaschutz und sozialer Verantwortung.
Kurz gesagt: Der strategische Einkauf entwickelt eine Strategie, welche vom operativen Einkauf umgesetzt wird. Im Hinblick auf die unterschiedliche Ausrichtung gibt es also auch wesentliche Unterschiede in den konkreten Aufgaben und Verantwortungsbereichen der beiden Teilgebiete:
Aufgaben im operativen Einkauf
- Bedarfsermittlung und Verwaltung von Lagerbeständen
- Festlegung und Optimierung der Bestellmengen
- Begleitung der Bestellung bis zum Wareneingang
- Einholen von Angeboten
- Bearbeitung von Auftragsbestätigungen
- Lieferkontrolle & Warenprüfung
- Rechnungsprüfung und Bezahlung
- Bearbeitung von Reklamationen
- Lieferantenmanagement (Steuerung und Bewertung; Aufbau neuer Lieferanten)
Aufgaben im strategischen Einkauf
- Lieferantenmanagement und -entwicklung (Supply Chain Management)
- Lieferantenbewertung und -auswahl
- Preis & Vertragsverhandlungen
- Risikomanagement in der Lieferkette
- Kostenplanung und -steuerung (Total Cost of Ownership (TCO) Analyse)
- Entwicklung von Einkaufsstrategien sowie Prozessoptimierung und Standardisierung von Abläufen
- Benchmarking & Marktforschung
- Innovationsmanagement (Zusammenarbeit mit Lieferanten bei der Entwicklung neuer Produkte oder der Verbesserung bestehender Produkte).
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